オリナスコラム【第25回】 意見が出たらすぐにカキカキしてみましょ
言った、言わない
会議に限らず、誰かと話しをしたときに一度は起こることがあります。
「確かにこの間、そう言ったよね？」
「いいや、私はそんなことは言ってない」
あ～あ、また口論が始まったよ…。
私は以前は普通の企業に勤めていました。その時にも同じようなことは頻繁に起きていたんですね。
特に取引先との会議の上でこれが起こると大変なことに。
「○日までに資料を出してくれることになっていたはずですが…？」
「え、そうでしたっけ？ その資料はそちらでそろえるのではなかったですか？」
下手をすると、賠償問題や補償問題にもなりかねない事態です。
そのために「議事録」というのがあるのですが、これもまた怪しい。
打ち合わせ中に一人の書記がカキカキ。最後に一通り内容を確認するけれど、後から振り返ると「あれ、あのことが記載されてない」
なんてことも起こっちゃうんです。
また、一人が議事録をとらずに全員でメモする場面も。
これはもっと最悪です。
全員が同じ事を同じようにメモできることは絶対にありえません。
そのため
「オレの手帳にはちゃんと記録してある」
「いや、オレはそんなこと記録していない」
なんてことも起こり得ます。
さぁて、あなただったらどう対処しますか？
ホワイトボードは必需品
そこで登場するのがホワイトボード（または黒板）です。
これに出た意見を片っ端から書いていく。えぇ、片っ端からです。
なにもきれいな文章にする必要はありません。単語を羅列して矢印などで結べばＯＫ。
肝心なのは５Ｗ２Ｈが最後にきちんと記載されていること。
「ＡＢＣ商事の山田さんが来週の月曜日までにイロハ工業の売り上げ資料をエクセルのデータにして、メールにてこの会議の出席者全員に送付する」
これも文章にする必要はありません。
「山田さん」「月曜日」「イロハ工業売り上げ」「エクセル」「メールで」この程度でＯＫなんです。
こうやってホワイトボードで公にしてしまえば、全員が共通認識として納得でき、確認できるでしょ。
このように意見を片っ端からホワイトボードなどに書いて意見を交換することを「マッピングコミュニケーション」といいます。
この効果、意見の確認ができるだけじゃないんです。
発想が広がる
一つの意見を目の前にすると、そのキーワードからいろいろな発想が連鎖的に生まれてきちゃう。そしてさらなるアイデアが…。
実はマッピングコミュニケーションの最大の効果はここにあります。
また、ノートにちまちま小さく書くよりも大きく書くことで発想の枠も自然と広がっちゃうから不思議。
このマッピングコミュニケーション、会議だけで使うのはもったいない。
日常のちょっとした打ち合わせや話し合い、雑談の時にも有効に役立ちます。
大事なのはどんな意見も一度は書くこと。
くだらないと思える意見ほど、発想の枠を広げてくれますよ。
これにより意見の交換もよりスムーズに行うことができちゃいます。
ホワイトボードがなければ模造紙に記入でも付箋紙貼り付けでもＯＫ。
意見が出たら書く。
必ず実行してね！
コーチ ユーアンドミー 古賀 ひろのり（オリナスパートナー）
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